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一篇文章搞懂一个系统之 SRM 系统

采购管理系统是企业内的核心业务系统之一,那么,采购管理系统究竟是什么呢?这篇文章里,作者就对采购业务、采购业务的相关系统、SRM系统等内容做了详细解读,一起来看看吧,或许会对你有做帮助。

采购相关部门作为企业内部十分重要的业务部门,采购业务能力的强弱是企业核心竞争力的重要组成部分,所以一个好的采购管理系统一定也是企业内的核心业务系统,那么采购管理系统到底长啥样呢,今天我们好好聊一聊。

一、采购相关系统的概念

一说到采购系统,我们经常能够听到这几个系统名词:SRM、SCM、进销存、采购云,那这几个系统到底是什么意思呢?以下是通过ChatGPT了解到的对这四类系统的定义:

1. 进销存:进销存系统是一种管理企业库存和销售的系统。它涵盖了从采购原材料到销售产品的整个流程,包括采购管理、库存管理、销售管理、财务管理等。进销存系统能够帮助企业实时跟踪库存状况、管理销售订单、控制库存成本,并提供准确的库存和销售数据分析,以支持企业的决策和运营优化。

2. SRM(Supplier Relationship Management,供应商关系管理):SRM系统旨在优化和管理企业与供应商之间的关系。它提供了一种集中管理供应商信息、合同管理、采购流程和供应链协作的解决方案。通过SRM系统,企业可以更好地与供应商合作,提高采购效率、降低成本,并确保供应链的稳定性和可持续性。

3. SCM(Supply Chain Management,供应链管理):SCM系统是一个综合性的供应链管理解决方案,旨在协调和优化企业内部和外部的供应链活动。它涵盖了从原材料采购到产品交付的整个供应链流程,包括供应商管理、物流管理、库存管理、订单管理等。SCM系统帮助企业实现供应链的可视化、协同和优化,提高供应链的效率和灵活性,降低成本并提供更好的客户服务。

4. 采购云:采购云是一种基于云计算的采购管理解决方案。它提供了在线采购平台,帮助企业进行供应商选择、采购流程管理、合同管理等。采购云系统可以实现采购流程的数字化和自动化,提高采购效率、降低采购成本,并提供数据分析和报告功能,以支持企业的采购决策和供应链优化。

总结来说,SRM系统主要关注供应商关系管理,SCM系统关注供应链管理,进销存系统关注库存和销售管理,采购云系统则提供在线采购平台。这些系统都旨在帮助企业优化供应链、提高效率、降低成本,并支持决策和运营优化。

在这几个类型的系统中,进销存是存在最久的,能够实现一个企业最基本的采购、库存管理、销售业务闭环,其对采购业务的支持也仅能做到单据的记录和流程管理,简单的把线下纸质单据流转的方式调整到线上表单等级,能够解决单据信息流转效率的问题,同时还能够进行一些简单的数据统计分析。在对采购业务要求不高进销存是能够给业务方带来一些便利性的。

SCM系统是最近才新出现的系统概念,它是从ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划)的基础上发展而来,专门针对从原材料采购到成品交付、从供应商到顾客的全流程管理的管理系统,它解决的是核心业务层面的集成整合,不过分强调财务相关的需求。而采购管理只是SCM系统中的一部分而已。

最后我们再看下SRM和采购云,SRM是专门为满足采购业务领域的所有业务而存在的系统,它是一种以“扩展协作互助的伙伴关系、共同开拓和扩大市场份额、实现”双赢”为导向的企业资源获取管理的系统。总体目标是将采购业务与上下游系统进行整合,形成覆盖供应商全生命周期管理和采购业务全流程管理的信息系统,实现采购业务和供应商在全公司范围内的信息共享,全面提升企业采购和供应商管理水平。

SRM系统也是我们今天要重点介绍的系统。

采购云是在SRM的基础上发展起来的概念,更多指的是SaaS型的SRM系统,同时采购云也集成了采购商城相关的功能模块,能够更好的在线上实现采购业务的闭环。下面我们用一张图把上面几个系统的概念进行示意:

二、四种类型的采购业务

采购相关的业务主要可分为四种类型:生产原料采购、贸易型采购、行政类采购及其它类型采购。不同类型的采购主体业务流程相近,主要包含这些部分:采购需求发起、寻源比价、采购执行、到货入库,但在业务开展的过程中各个类型关注的重点会有所差异。

1. 生产原材料采购

该类采购主要在生产型企业中,也有部分品牌企业通过委外的方式进行生产,在原材料的采购中也需要进行细分,主料、辅料、包材、低值易耗品等。在原材料采购的业务场景中最为重要的三个考虑维度:价格、质量、稳定性,在部分的企业对供应商的资质也有很高的要求。

在价格方面,采购人员需要尽可能的获得市场上各个方面的行情信息,同时还要能够对历史采购信息进行分析以判断当前的采购价格,另外很多原材料和大宗商品或者汇率等信息有关,如何通过系统的方式获取此类数据并对价格进行一个预判则会更有价值。

其次在质量维度也是需要进行着重考虑的,在初次采购时就需要有明确的质量要求,特别是对一些量大的、其关键作用的原材料,在提出了明确的质量要求后,后续采购的每一个批次的质量检验情况如何对需要对比前期的质量要求。但也有部分的通用材料不需要做太严格的质量检测,只要确定不是假冒伪劣产品即可。

再然后要能够保障原材料的稳定供应,这既包括能够持续供应,也包括每次交货的及时率如何。对此可能需要我们能够及时获取准备的采购订单执行的各个环节节点的实际情况,货物的及时交付率会影响仓库的效率,更会对生产环节产生巨大影响。

最后补充一点,在这个模式中如果一个原材料有多个供应商那对物料档案的管理也是一个十分头疼的事,给每一个供应商一个物料档案似乎可以进行精细化管理,但是该种方式一到了计划及生产环节就会比较痛苦,计划运行MRP时可能会出现较大误差,而生产环节在领料、投料的时候也会有一定的困难。

2. 贸易型采购

该类采购更多的是出现在贸易型企业中,企业本身可能是上游厂家或者品牌商的代理商、分销商,赚的是价差的钱,提供的价值是能够为上游散货,提供资金支持,能够为下游提供其它的配套服务,对库存的合理把控是其最为关键的考虑点。价格上行时需要能够准确判断逐步散货,价格下行时能够提前布局做库存,对市场的整体供需关系的掌握也是其业务痛点。

这一类的业务很多也是从生产型企业的采购部门演化出来的,即通过采购的议价能力获得优势资源,在行情不太明确是可借助生产原料的方式对冲风险,所以以上两种采购模式有时候也会有互相转化。

3. 行政类采购

行政类采购会比较杂,比如在企业内部采购座椅、电脑、文具、设备仪器等等,这一类的采购如果采购金额不是特别大在企业内很多也是直接通过报销或者备用金的方式处理掉,在财务上最终成为了管理费用,但如果金额较大很多也是要走采购流程的。这类采购相对来说会比较零散,如何保障采购的时效性以及采购回来的物品如何进行管理是其需要重点考虑的。

4. 其它类型的采购

还有一些特殊的采购例如软件、服务等,这一类产品的采购每个公司的流程可能都有较大差异,再次我们不做过多描述。

对企业来说,采购业务还需要做到走个的透明阳光,采购很多时候也是企业腐败滋生的地方,把采购各个环节都做的透明化、有据可依是绝大部分企业的痛点。

三、采购业务的核心模块

SRM(Supplier Relationship Management)即供应商关系管理。旨在优化和管理企业与供应商之间的关系,以实现和供应商保持持久紧密的合作关系。它提供了一种集中管理供应商信息、合同管理、采购流程、价格管理和供应链协作的解决方案。通过SRM系统,企业可以更好地与供应商合作,提高采购效率、降低成本,并确保供应链的稳定性、可靠性和可持续性。

在以往的交易中,采购需求很轻松能够找到给你供货的供应商,采购也只是简单的货物买卖过程。采购业务优化的方向主要就是降本增效,但到了现在这个注重创新和口碑的时代,优化供应链更重要的是保持企业创新能力和产品品质。

现在基本上各行各业都进入了一个存量竞争的时代了,企业需要以用户为中心去设计产品,要做出能够打动用户的产品。在互联网成为基础设施后,一切的商业活动都好像上了加速器,以前几年甚至十几年不变的产品,现在都是以月甚至以天为单位在进行迭代升级。

当前市场上的用户每天都面对着海量的营销广告,大多数用户都不确定自己的需求,需要商家去激发、挖掘他们的需求。企业如何赢得客户需要我们在供应链上面有优势才行,要求企业的供应链足够的敏捷,能够持续的保持创新能力和高品质交付。为形成这种供应的优势,我们需要解决这些问题:

  1. 如何能够与众多的供应商维持良好的关系?并对其进行全面的管理?保障稳定持续的高品质交付
  2. 如何能够让供应链上下游快速感知各自的变化并给出自己的反馈?从而实现快速创新
  3. 如何让采购业务变得透明阳光,不再是主观判断而是由数据驱动决策,做到决策可追溯?
  4. 如何让供应链上的参与方效率最高、成本最低?从而赢得竞争

SRM系统有别于传统的采购管理系统,不单单注重企业内部的采购执行过程的管理,更注重和供应商建立协同共进的合作伙伴关系,能够高效的把各个方面的业务信息分享给供应商,形成敏捷的供应能力。核心业务逻辑如下图:

1. 供应商全生命周期管理

建立一套完善的供应商全生命周期管理的机制,能够实现互联网化的供应商引流,建立合理的供应商准入规则,探索符合企业需要的供应商分级、分类模型,同时辅助以风险管控机制和供应商绩效管理。使得供应商池子能够持续保持活力。

在引流时我们可以通过邀请制或者是建立独立的供应商门户网站,通过互联网的方式从搜索引擎、社群、自媒体、短视频或者是熟人推荐等方式去获得更多的潜在供应商,能够保持企业足够丰富及优质的供应商。

而在供应商准入时我们需要严格筛选供应商资质,从供应商的企业规模、市场地位、客户口碑、研发能力、业务稳定性、服务体系等多个维度进行考核,同时通过大数据去对供应商进行全面综合的风险评估,做到“严进宽出”。

在供应商引入的时候我们要以品类为主线,构建供应商准入标准,要能够支持对供应商进行配额管理。

当然我们的准入流程也能够灵活去进行配置,实现不同场景下的供应商入驻。在与供应商开始合作时我们要对供应商的绩效进行动态评估,从品质、成本、交付、服务、技术等相关维度构建供应商绩效评估体系,同时配套晚上绩效应用改进体系,形成优胜劣汰的供应商布局。对于不能满足企业发展要求的供应商我们也要采取淘汰机制,能够让供应商形成竞争,保持活力。

2. 采购业务全过程管理

在企业内部建立一套完整的采购业务全过程管理体系,帮助企业做的采购执行有据可依,采购生态阳光透明,采购人员绩效评估科学合理。

采购业务是企业进行成本、效率、品质、创新等能力提升的开始,近些年大部分的企业对采购能力的建设也是越来越重视了,通过数字化系统去完成基本的流程处理、跟踪,并进行相应的数据统计分析,能够较大程度减少采购人员的一些基本执行动作,能让他们有更多的时间、精力放在策略制定、风控管控、价格核定等事物上,能够有力地提升企业采购竞争力。

一般企业内部采购执行过程如下:

  1. 从计划部门获取采购需求,或者根据库存水位情况适当的进行补货操作;
  2. 根据需求进行寻源比价,战略性物料的采购可以通过招投标的方式进行寻源比价;
  3. 确定供应商后进行合同签订并确定付款方式、交付方式,落地执行合同;
  4. 根据合同及订单约定的信息跟踪采购履约过程,提前安排运输、仓储、质检等资源,保障货物能够按时、安质采购到位;
  5. 根据合同履约情况进行对账结算,及时处理履约凭证归档以及进项发票登记等任务;
  6. 过程中对异常情况进行跟进处理,包括订单变更、退换货、质量异常等。

3. 供应商全方位协同

在执行采购业务的过程中,我们有大量的节点需要和供应商进行协同处理,企业和供应商建立的在线协同能力越丰富,其采购的敏捷性就越好,通过系统的方式能够有效的提升信息传递的准确性、及时性,也能够防止过多的人为因素,让合作更阳光、透明、高效。

协同主要包括以下几个方面:

  1. 研发协同,企业和供应商共同研发新产品,由企业提出客户需求以及产品方案,供应商根据需求提供原材料以及工艺相关的解决方案,不断地进行测试实验,研发新产品;
  2. 计划协同,企业把自己的采购需求计划通过一定的规则直接共享给供应商,让供应商能够提前获得可能发生的采购需求提前进行备货;
  3. 库存协同,企业把自己的库存信息通过一定规则共享给供应商,而供应商则可以把自己的产能信息共享给企业,以达到需求和产能的提前匹配,提高供应效率;
  4. 生产协同,供应商把自己的生产信息同步给企业,让企业能够提前获得订单生产状况,可为生产计划提供更多有用信息;
  5. 物流协同,供应商或者企业把配送信息在平台上进行共享,让双方能够及时准确的了解到货情况;
  6. 品质协同,供应商可以把自己产品的检测信息以及生产过程中的质量信息共享给企业,企业也可以把自己收货后的质检信息同步给企业,并能够形成完成的供应商品质档案。

以上是采购相关业务的整体说明,下面我们再对SRM系统的应用架构及关键功能进行说明。

四、SRM系统的应用架构及关键功能说明

SRM系统主要为采购人员以及供应商提供服务,在进行系统设计时也需要从这两个角色所需要完成的业务的角度出发,SRM系统有别于传统的进销存和ERP系统的差异也在于能够把供应商链接上来,实现采购业务流程的完整闭环。整体应用架构如下图:

主要分为供应商端、业务运营平台、配置平台以及连接器,要能够友好的支持PC端和移动端,方便的接入其他系统办公平台以及流量平台。

在供应商端,能够做到全生命周期的管理,提供供应商直接注册并认证入驻,也可以由业务运营平台直接给供应商配置登录账号。在供应商端能够直接查看招标信息,并完成投标的相关动作。对于分配给供应商的需求能够完成报价、签单等一系列操作。过程中的发货信息、签收信息、质量信息以及绩效考核信息都能够直接在供应商端进行及时快速查看。通过协同也能够实现对账、发票的无纸化,提升了工作效率也能够降低一些成本。

当然供应商也是可以直接在系统上维护自己的产品信息,方便完成和自己内部业务的对接转化。供应商端也支持子账号相关功能,满足供应商多员工协同作业的问题。

供应商端与业务运营平台、配置平台都是无缝对接的,信息能够快速的在两个应用端之间传输,有效的解决信息传递效率和准确性的问题。在业务运营平台主要有两部分的业务功能,供应商运营以及采购业务执行:

1)能够灵活配置供应商入驻流程,满足多种入驻方式,包括有邀请制、注册证、代开户等不同的模式,配置平台能够动态调整不同模式的流程以及各个流程节点需要提交的数据标准。

2)能够多维度的管理供应商的基本信息以及业务开展情况,让管理人员做到有数可看,有数可依。配置平台能够从指标开始定义,为不同品类、不同规模的供应商设计绩效评估模板,系统实时动态根据评估模板对供应商进行分类分级,有效提升供应商的服务质量。

3)也能够自定义风险评估模型,一部分指标基于供应商的基本信息,另一部分在采集历史履约信息,还可以通过集成外部其它平台的数据丰富评估维度,让风控变得更全面立体。

4)在配置平台上我们还可以定义整体的采购流程,包括招投标模式、战略采购、简易报价模式等,对不同的模式能够设置其独有的业务流程,同时对不同流程节点的控制点也能够进行配置。

5)另外平台还提供核价模型定义,综合大宗商品价格指数、历史报价信息以及历史成交信息等不同维度的数据填入核价模型,能够基本实现自动核价,异常价格再有人工介入进行核价,让采购业务更加阳光、透明。

6)对于部分企业来说,SRM还需要具备和其他的电商平台进行集成,或者直接提供自营的采购商城,能够让采购人员直接在商城中完成采购相关的业务。

7)当然也要提供人员及组织配置、角色权限管理等系统基本的功能。由于SRM系统需要和企业内外部各种系统进行对接联通,连接器也是必不可少的一部分,能够显著的提升对接的效率和质量。

1. 关于供应商绩效模型的设计和应用

前面已经讲到供应商绩效模型的相关业务流程,由于供应商绩效管理在SRM中属于核心功能模块,我们再站在产品策划的角度拆解整个功能模块。绩效管理模块的功能逻辑关系如下:

1)首先我们需要对我们能够获取的数据进行梳理,从品质、成本、交付、服务、技术这五个方面,对其进行结构化,定义好其获取方式、频次、数据类型等形成多维指标库。

2)根据不同品类产品的供应商,不同类型的供应商以及不同级别的供应商定义好其对应的绩效评估模型,模型通过使用不同的指标、不同指标的权重以及计算规则以满足不同的评估需求。

3)基于评估模型实时动态的从业务系统中获取数据进行动态评估,能够根据业务需求去制定供应商分级、分类的规则,动态评估供应商。

4)基于供应商的评估分值和登记可以在多场景使用供应商的绩效评估结果,包括淘汰评估、采购配额限制、报价或招投标资格限制以及其它更多的场景。

以上是对于供应商绩效模型相关功能的设计以及能够应用的具体场景的说明。下面我们再看下另一个核心模块功能,核价模型。

2. 核价模型的设计和应用

SRM系统中对价格的管理是尤为重要的,而在现在采购所面临的环境也是越来越复杂,各种黑天鹅事件均会对采购产生影响,而新技术、新材料的出现也对采购产品的较大的挑战,采购业务人员如何能够快速准确的获得产品价格信息成为一个非常关键的能力。

对这一块我们可以在系统中设计自动核价模块,让采购过程中的价格更加接近市场情况,核价模型一般分为如下几个部分:

1)通过爬虫或者人工导入的方式维护好数据来源,并定义好数据结构、更新周期等。这部分数据来源和价格模型中的因素有直接关系,需要提前对价格模型进行确认。

2)对不同的原材料或者产品进行价格模型的设置,主要可分为:原材料成本、加工费(人工工时和机器工时)、三项费用(销售费用、管理费用、财务费用)、损耗以及其它费用。可对各因素设置其计算公式以及能够对价格产品影响的权重或者正负值。

3)通过价格模型计算的价格可进行入库处理,形成价格库,同时价格库也可以从业务数据中获取历史成交的价格以统一进行进行价格应用。历史价格也可以作为价格模型评估价格的参考,以防止出现差错。

4)价格库形成后,可在采购执行过程中的各个节点进行应用,提示或者阻断业务人员的操作,价格库也可以对未来原材料价格的波动进行预测,从而预测产品价格,辅助运营人员进行产品定价。

以上为SRM系统中的一些关键功能设计,当然SRM系统中还有更多的功能模块,比如:寻源报价、采购订单、采购合同电子化、采购付款时的在线支付(银企直联、通道支付等)、采购商城等。在此我们不做过多说明,只需要对业务进行详细、科学的调研,根据业务实际情况进行功能设计即可。

五、总结

SRM系统在现在以及未来将会成为企业(尤其是制造型企业)最重要的系统之一,它是企业创新、成本、效率、质量的重要抓手,企业通过实施SRM系统能够让业务更加阳光透明、科学高效。希望本文对你了解SRM系统有所帮助,关于SRM的内容我们就讲到这里,感兴趣的同学我们可以在评论区在交流、沟通。

专栏作家

不可分类者,微信公众号:数字化产品,人人都是产品经理专栏作家。专注于电商中台的产品设计,擅长产品规划及需求分析;热衷于研究中台、SaaS等领域的最新产品形态。

本文原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

该文观点仅代表作者本人,人人都是产品经理平台仅提供信息存储空间服务。

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